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Sachez tout d’abord que toute collecte d’adresse email doit être ‘loyale’. Selon la Commission nationale de l’informatique et des libertés(Cnil), la collecte est loyale « lorsque la personne a été informée d’une telle utilisation et mise en mesure, au moment de la collecte de son adresse, soit d’y consentir, soit, dans certains cas spécifiques, de s’y opposer ». 

Il est donc impossible de collecter des adresses email de personnes sans que les intéressées en soient informées. Par ailleurs, une notion importante vient s’ajouter à la collecte loyale : l’opt-in, c’est le consentement préalable.

Si vous vous adressez à des particuliers

Dans le cadre de l’envoi d’emails à des destinataires particuliers (en dehors d’une activité professionnelle), vous devez obligatoirement obtenir leur consentement préalable mais aussi explicite lors de la collecte.

Le consentement d’un abonné doit être préalable à toute utilisation de données personnelles à des fins de prospection directe électronique.

Il est traduit par toute manifestation de volonté par laquelle la personne physique accepte que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Cette manifestation de volonté doit être libre, active et informée.

La Cnil recommande d’avoir recours à une case à cocher pour obtenir ce consentement (attention à ne pas pré-cocher la case de façon automatique, qui ne répond pas à l’exigence de la manifestions de volonté).

Une seule exception à l’opt-in existe pour les particuliers.

Les coordonnées électroniques de personnes physiques, collectées dans le cadre de la vente d’un produit ou d’une prestation de service, pourront être utilisées sans le consentement explicite préalable de la personne concernée. Il faut seulement que les communications concernent des produits ou services analogues à ceux fournis par la même entreprise dans le cadre de la vente ou de la prestation de service.

Par « produits ou services analogues », on entend produits ou services pour lesquels la personne concernée peut raisonnablement s’attendre à recevoir des prospections directes de la part du vendeur ou du prestataire ayant recueilli les coordonnées.

Ainsi, à titre d’exemple, une personne qui commande un livre auprès d’un site internet proposant une grande diversité de produits et services culturels peut s’attendre à recevoir des propositions commerciales pour tous les produits et services culturels qu’offre habituellement l’enseigne.

Vous êtes, malgré tout, tenu d’informer expressément les personnes, lors de la collecte des adresses email, de l’utilisation de celles-ci à des fins commerciales et qu’elles puissent s’y opposer de façon simple, dès la collecte ou a posteriori.

Si vous vous adressez à des professionnel ou à des entreprises

La loi pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) autorise la prospection directe par messagerie électronique, sans consentement préalable, à destination « des personnes morales d’identifiables sur les bases de données nationales de l’Inpi, de l’Insee et des Greddes », c’est-à-dire les sociétés, les entreprises, les associations immatriculées à l’Insee ayant un numéro de Siret et de Siren, les professions libérales, les artisans, les collectivités publiques.

La Cnil estime que l’envoi en B to B sans consentement préalable est autorisé si :

L’adresse électronique est de type générique (par exemple info@..., contact@..., commande@...) et désigne exclusivement une personne morale (seule exception aux principes du consentement ET du droit d’opposition lors de la collecte) ;

L’adresse électronique nominative et professionnelle ( par exemple nom.prenon@nomdelasociété.fr) aux conditions suivantes :

Le professionnel a été informé, lorsqu’il a communiqué son adresse électronique, de la possibilité de s’opposer gratuitement à toute utilisation commerciale de ses coordonnées.

L’objet de la sollicitation est en rapport avec les fonctions exercées à titre professionnel par le destinataire de message. La Cnil illustre cette exception en précisant que «  l’envoi d’un message présentant les mérites d’un logiciel à xx.xxx@nomdelasociété.co, directeur informatique, sans l’accord préalable de M. xx xx, est acceptable, alors que l’envoi d’un message vantant le charme du tourisme aux Caraïbes en hiver ne l’est pas ».

Règles applicables dans tous les cas

Dans le cas d’une prospection autre que de nature commerciale, comme la prospection à caractère politique, associatif, religieux ou caritatif (exemple : collecte de dons), la personne concernée doit avoir été préalablement informée de l’utilisation de son adresse à de telles fins et avoir été mise en mesure de s’opposer à cette utilisation.

Dans tous ces cas de figure, la Cnil recommande que le droit d’opposition puisse s’exercer directement à partir du formulaire de collecte par l’opposition d’une case à cocher.

La loi « Informatique et Libertés » prévoit que les personnes auprès desquelles sont collectées des données à caractères personnel soient informées sur chaque formulaire de collecte d’information :

  • De l’identité du responsable de traitement
  • De leur droit d’accès et de rectification aux données collectées
  • Des destinataires des informations collectées et les conséquences d’un défaut de réponse
  • De la finalité du traitement des données collectées.

L’article 3 de la loi « Information et Libertés » dispose que ‘ « le responsable d’un traitement de données à caractère personnel est, sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement, la personne, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui détermine ses finalités et ses moyens ».

Le responsable du traitement peut donc être soit l’entreprise, soit un service de l’entreprise. Le nom du dirigeant n’apparaitra pas nécessairement en tant que responsable du traitement. Il n’en demeure pas moins que la responsabilité du dirigeant peut être engagée, en cas de non-respect des dispositions légales.

Enfin, chaque email envoyé doit :

  • Préciser l’identité de l’annonceur (interdiction de dissimuler l’identité) ;
  • Comporter un objet en rapport avec la prestation ou le service proposé (clairement identifiable) ;
  • Fournir un moyen simple de s’opposer à la réception de nouvelles sollicitation (par exemple donner un lien pour se désinscrire à la fin du message).

 

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